在日常办公场景中，复印机、碎纸机、多功能一体机、音视频拍摄设备、打印机、扫描仪等通用办公设备，是处理、传输、留存文件资料的重要工具。但很多保密隐患，往往隐藏在设备使用、维护、报废的细节之中。

办公设备若使用、管理不当，极易造成涉密信息泄露、留存、扩散，引发保密安全事故。为规范日常操作、规避保密风险，本文梳理各类常用办公设备的核心保密管理规范，清晰界定操作准则、红线要求，助力全员落实保密责任，守住办公保密底线。

一、复印机：涉密复印“三必须”

复印机是机关单位使用频率最高的设备之一，也是保密管理的重点对象。

（一）核心要点：

必须严格区分使用——非涉密复印机严禁复印任何涉密文件、资料，做到“专机专用、泾渭分明”。

必须物理隔离——涉密复印机应放置在符合保密要求的专门场所，指定专人管理，绝对禁止与互联网等公共信息网络有任何形式的连接。

必须全程监控——复印涉密文件、资料时，须“即送即印”，履行签收手续，确保每一份复印件流向可追溯。复印过程中产生的不合格件和多余件，必须当场及时销毁，不得随意丢弃。

（二）维修与报废红线：

涉密复印机维修应当在单位内部进行，并有专人现场监督，严禁维修人员擅自读取或拷贝存储信息。确需外送维修的，必须拆除信息存储部件（硬盘）或进行专业销毁。存储部件需要销毁的，应按涉密载体销毁要求严格办理。

二、打印机与扫描仪：无线连接是大忌

打印机和扫描仪作为信息输入输出设备，其保密管理同样不容忽视。

（一）三条铁律：

1.非涉密打印机、扫描仪不得打印、扫描涉密文件、资料；

2.涉密打印机、扫描仪不得与互联网等公共信息网络连接；

3.涉密打印机、扫描仪不得与涉密计算机之间采用无线连接方式（包括Wi-Fi、蓝牙等），必须使用有线连接；

（二）维修特别提醒：

涉密打印机、扫描仪硬件维修时，必须先清除硬盘数据，并送至具有保密资质的维修店进行维修，切勿图省事就近送修。

三、多功能一体机：一机多能，风险叠加

多功能一体机集打印、复印、扫描、传真等功能于一体，功能越集成，风险越集中。

管理要点：

1.非涉密多功能一体机不得处理、传输涉密信息；

2.非涉密多功能一体机不得连接涉密计算机及接入涉密信息系统；

3.涉密多功能一体机不得与公共通信网络连接，不得与其他非涉密计算机共享，须独立使用、专机专用；

4.涉密多功能一体机报废的硒鼓等耗材配件，应视同涉密存储介质进行销毁，防止信息被恶意恢复。

四、碎纸机：销毁的最后一道关

碎纸机是涉密载体销毁的重要工具，也是容易“被忽视”的环节。

三项硬性要求：

1.碎纸机应使用经有关部门测评的产品。如选用进口产品，投入使用前必须进行安全保密检测，防止暗藏窃摄模块；

2.保密要害部门、部位使用的涉密碎纸机，在使用前同样应进行安全保密检测；

3.淘汰、报废时，应进行清点登记，并按有关保密规定进行销毁，确保设备本身不成为泄密隐患。

五、录音录像照相设备保密管理：严控影像涉密留存

录音、录像、照相设备可快速记录、留存涉密场景与信息，是会议、办公场景的重点保密管控设备，需严格落实审批、存储、归档全流程管理。

1. 严格审批，禁止私自记录

各类涉密会议、涉密工作场景，未经专项审批，任何人员不得擅自进行录音、录像、拍照操作，从源头杜绝涉密影像资料产生。

2. 载体归口，按密级规范管理

经批准拍摄、录制的涉密会议音视频、影像资料载体，需严格对照对应密级文件、资料的管理标准，落实归档、存储、借阅、销毁全流程管控。

3. 存储介质，纳入涉密管理

用于存储涉密照片、视频、音频的CF卡、SD卡等各类存储存储卡，统一认定为涉密载体，严格落实涉密存储设备管理规定，专人保管、规范使用、合规销毁。

结语

办公设备保密管理是单位保密工作的基础防线、日常防线，无小事、无死角。多数涉密泄密事故，均源于日常操作的疏忽、设备管理的漏洞、报废处置的不规范。

全体工作人员需牢记各类设备保密操作准则，严守分级使用、规范操作、闭环管控、合规销毁的核心要求，把保密规范落实到每一次操作、每一台设备、每一个流程，全方位筑牢单位办公保密安全屏障。