涉密文件作为承载国家秘密信息的核心纸质载体，其管理质量直接关系到国家秘密的安全。从起草生成到最终销毁，每一个环节都存在泄密风险，需严格遵循《中华人民共和国保守国家秘密法》《涉密载体保密管理规定》等法规标准，构建 “全程可控、责任到人、风险闭环” 的管理体系。本文围绕涉密文件 “生成 - 流转 - 存储 - 利用 - 归档 - 销毁” 全流程，详解各环节管理要求与实操要点，为涉密单位提供可落地的管理方案。

一、涉密文件管理的核心原则与法规依据

（一）核心管理原则

分级管控原则：根据文件密级（绝密、机密、秘密）制定差异化管理措施，密级越高，管控越严格，如绝密级文件需双人双锁保管，机密级文件需专人专管；

全程追溯原则：文件从生成到销毁的每一个环节，均需记录操作人、时间、用途等关键信息，确保 “来源可查、去向可追、责任可究”；

最小知悉原则：严格限定涉密文件的接触范围，仅授权与工作直接相关的涉密人员查阅、使用，禁止无关人员接触；

闭环管理原则：覆盖文件全生命周期，无管理盲区，避免因环节缺失导致文件失控或泄密。

（二）关键法规依据

《中华人民共和国保守国家秘密法》（2020 年修订）：明确涉密文件的定义、密级划分及管理责任，禁止未经审批复制、传递涉密文件；

《涉密载体保密管理规定》：细化涉密文件的制作、借阅、销毁等流程要求，规定涉密文件需标注密级与保管期限；

《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）：规范涉密文件归档时的分类、编号、装订标准，确保归档文件有序可查；

《国家秘密载体销毁管理规定》：明确涉密文件销毁的机构资质、流程与记录要求，禁止自行丢弃或违规销毁。

二、涉密文件全生命周期管理实操要点

（一）生成环节：源头管控，规范制作

制作环境与设备要求：

需在涉密办公区域（如保密室、涉密办公室）内起草，禁止在非涉密环境（如家庭、咖啡馆）或连接互联网的设备上制作；

使用涉密专用计算机、打印机，禁止使用非涉密设备处理涉密内容，打印机需开启保密打印模式，避免遗留文件副本。

密级确定与标识标注：

起草前需按 “谁定密、谁负责” 原则，由定密责任人确定文件密级与保密期限，如 “机密★10 年”，严禁擅自提高或降低密级；

制作完成后，需在文件首页右上角清晰标注密级、保密期限、定密责任人姓名，多页文件需加盖骑缝章（涉密公章），确保文件完整性与严肃性。

版本管理：

起草过程中产生的草稿、修改稿需与正式文件同等管理，禁止随意丢弃；

正式文件需明确版本号（如 V1.0、V2.0），版本更新时需回收旧版本，统一销毁，避免多版本流传导致泄密。

（二）流转环节：严格审批，可控传递

内部借阅管理：

借阅人需填写《涉密文件借阅申请表》，注明借阅用途、使用期限、归还时间，经部门负责人审核、单位保密专员复核后，按密级报对应领导审批（绝密级需单位主要领导审批，机密级需分管领导审批，秘密级需部门负责人审批）；

借阅期限严格限定：绝密级文件不超过 24 小时，机密级文件不超过 3 天，秘密级文件不超过 7 天，到期需主动归还，确需延长需重新审批；

借阅期间，文件需由借阅人随身携带或存放在个人保密柜，禁止转借他人、带入非涉密区域，禁止在文件上涂改、批注或摘录。

跨单位传递管理：

需通过机要渠道传递，如机要交通、涉密专车或具备涉密传递资质的快递公司，禁止通过普通快递（如顺丰、中通）、电子邮件、微信等非涉密方式传递；

传递前需封装并加盖涉密封条，标注接收单位、密级、件数，随附《涉密文件传递清单》，接收单位需核对清单与实物一致后，签字确认回执；

涉及涉外传递的，需经上级主管部门审批，签订保密协议，明确双方保密责任。

（三）存储环节：分级存放，环境适配

存放场所与设施要求：

日常使用的涉密文件需存放在符合保密要求的设施中：绝密级文件单独存入密码保险柜（双人双锁，钥匙由两人分别保管），机密级、秘密级文件存入专用保密柜（单人单锁）；

存放场所需具备防盗、防火、防潮、防虫功能，配备视频监控（覆盖保密柜区域，录像保存不少于 90 天）、温湿度控制系统（温度 14℃-24℃，湿度 45%-60%），禁止与易燃易爆物品、强磁场设备同处存放。

台账管理：

建立《涉密文件管理台账》，详细记录文件名称、密级、编号、制作日期、保管人、借阅记录、归还情况等信息，做到 “一物一账，账物相符”；

每月进行一次台账核对，每季度进行一次实物盘点，发现文件缺失、台账不符时，需立即启动核查，上报保密部门，排查泄密风险。

（四）利用环节：合规使用，全程监督

使用规范：

仅限在涉密办公区域使用，使用时需关闭无关设备（如手机、相机），禁止拍摄、录音或复制文件内容，确需复制的，需按借阅审批流程办理《涉密文件复制审批单》，复制件与原件同等管理，标注 “复制件” 字样及复制日期；

用于会议、汇报时，需提前确认会场为涉密会场，参会人员均为授权涉密人员，会议结束后需回收文件及所有副本，禁止遗留。

监督管控：

单位保密部门需定期检查涉密文件使用情况，通过查阅台账、现场核查、调取监控等方式，排查违规使用行为；

建立涉密文件使用审计制度，记录每一次使用的操作人、时间、用途，发现异常操作（如超期未还、擅自带出）时，立即约谈相关人员，限期整改。

（五）归档环节：及时整理，规范入库

归档时限与要求：

涉密文件使用完毕后，需在 10 个工作日内完成归档（绝密级文件需当日归档），由文件形成部门整理后，移交单位档案管理部门；

归档前需核查文件完整性：检查是否缺页、破损，附件是否齐全，标识是否清晰，确认无误后填写《涉密文件归档移交清单》，双方签字确认，完成交接。

归档整理标准：

按 “年度 - 密级 - 机构 - 保管期限” 分类整理，采用无酸纸装订（避免金属装订件锈蚀损坏文件），装订顺序为：文件首页（含密级标识）、正文、附件、审批单；

编制归档档号，格式为 “全宗号 - 年度 - 密级代码 - 机构代码 - 件号”，如 “001-2025-JM-03-008”（JM 代表机密级），并在文件盒外标注档号、文件名称、密级、保管期限。

（六）销毁环节：合规处置，不留隐患

销毁前准备：

对已过保密期限且无需继续保存的涉密文件，或破损严重无法修复的文件，需填写《涉密文件销毁申请表》，经档案管理部门审核、保密部门复核、单位领导审批后，方可启动销毁；

销毁前需清点文件数量，与台账核对一致，编制《涉密文件销毁清单》，标注文件名称、密级、数量、销毁原因。

销毁实施与记录：

需送国家认可的涉密载体销毁机构（如地方保密局指定的销毁中心），禁止自行焚烧、碎纸或丢弃；

销毁时需有单位保密专员全程监督，确保文件完全销毁（如碎纸机粉碎粒度需达到国家保密标准，纸质文件粉碎后颗粒度不大于 1mm×1mm）；

销毁完成后，由销毁机构出具《涉密文件销毁证明》，与《涉密文件销毁清单》一并存档，保存期限不少于 5 年，确保销毁过程可追溯。

三、涉密文件管理常见风险与防控措施

（一）典型风险场景

操作风险：如借阅后超期未还、擅自复制文件、在非涉密区域使用；

保管风险：如保密柜未锁、文件随意放置、台账与实物不符；

环境风险：如存放场所潮湿导致文件霉变、火灾导致文件损毁；

人员风险：如非涉密人员接触文件、涉密人员离职未移交文件。

（二）针对性防控措施

强化人员管理：

涉密人员上岗前需参加保密培训，考核合格后签订《保密承诺书》，明确涉密文件管理责任；

定期开展保密教育（每季度不少于 1 次），通过案例讲解（如 “某单位员工因擅自携带涉密文件回家导致泄密”），提升人员保密意识；

涉密人员离职时，需办理涉密文件移交手续，签订《离职后保密承诺书》，禁止带走任何涉密文件。

完善设施保障：

定期检查保密柜、密码保险柜、监控设备等设施运行状态（每月 1 次），发现故障及时维修或更换；

在涉密办公区域设置门禁系统（生物识别或 IC 卡认证），非涉密人员禁止入内，门口张贴 “涉密区域，非授权人员禁止进入” 标识。

加强监督检查：

单位保密部门每月开展涉密文件专项检查，重点核查台账完整性、存放合规性、借阅归还及时性；

每年配合上级保密部门开展保密检查，对发现的问题建立整改台账，限期整改，形成 “检查 - 整改 - 复核” 的闭环管理。

四、涉密文件管理的责任追究

行政责任：对违规管理涉密文件（如未按规定标注密级、擅自借阅他人、超期未还）但未造成泄密的，给予警告、记过、降职等处分，依据《行政机关公务员处分条例》《事业单位工作人员处分暂行规定》执行；

刑事责任：对故意泄露涉密文件信息、擅自销毁涉密文件导致泄密，或因失职造成重大泄密事故的，依据《中华人民共和国刑法》第三百九十八条（故意泄露国家秘密罪、过失泄露国家秘密罪），追究刑事责任，情节特别严重的，可判处三年以上七年以下有期徒刑。

结语

涉密文件管理是保密工作的核心环节，其本质是通过全流程规范与风险防控，守住国家秘密的 “纸质防线”。在实践中，需将 “分级管控、全程追溯” 的要求融入每一个细节，从文件生成时的密级标注，到销毁后的证明存档，每一步都需严谨合规。同时，需强化涉密人员的责任意识与专业能力，让 “涉密无小事” 成为共识，切实将管理措施转化为安全保障，维护国家安全和利益。