涉密文件资料承载着国家秘密、商业机密或工作秘密，其立卷归档工作不仅是档案管理的重要组成部分，更是维护信息安全、防范泄密风险的关键环节。做好涉密文件资料的立卷归档，需严格遵循法律法规要求，兼顾规范性与安全性，构建全流程、闭环式的管理体系，确保涉密信息在存储、保管、利用等各环节不泄露、不流失。

一、涉密文件资料立卷归档的核心意义

涉密文件资料的立卷归档，本质是对涉密信息的系统化保护与规范化管理。从国家安全层面看，党政机关、涉密单位的涉密文件多涉及国家战略、政策部署、敏感数据等核心内容，规范归档是维护国家信息安全的法定责任；从企业发展角度，商业秘密、技术图纸、核心配方等涉密资料的归档管理，直接关系到企业核心竞争力与市场生存空间；从管理实践维度，科学的立卷归档能让涉密文件资料 “有迹可循、有据可查”，既保障了涉密信息的长期安全保存，又为合法合规的查阅利用提供了可靠支撑，避免因管理混乱导致的泄密风险或资料遗失。

二、涉密文件资料立卷归档的基本原则

全程保密原则：涉密文件资料从形成、收集、整理到立卷、归档、保管的全流程，需严格执行保密管理规定。参与人员必须具备保密资质，操作场景需符合涉密场所要求，杜绝在非涉密环境中处理、存放涉密文件。

依法合规原则：严格依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《档案法》《涉密档案管理规定》等法律法规，明确涉密文件的归档范围、保管期限、密级确定与变更标准。严禁擅自扩大或缩小归档范围，不得擅自降低保密等级或缩短保管期限。

准确规范原则：立卷归档需保证涉密文件的完整性、准确性与系统性。同一事项的涉密文件（包括正本、副本、定稿、附件、批示件等）需全部收集齐全，按规定排序整理；文件的密级、份数、形成时间、责任人等关键信息标注清晰，确保归档材料真实反映涉密事项的全貌。

安全可控原则：归档载体与存储环境需满足安全保密要求。优先采用符合国家保密标准的纸质档案盒、涉密 U 盘、光盘（如档案级 BD-R 蓝光光盘）等载体；档案库房需具备 “七防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防泄密）条件，配备涉密门禁、视频监控、红外报警等安防设备，严格控制人员进出。

三、涉密文件资料立卷归档的规范流程

前期准备：明确范围与密级

首先需划定涉密文件归档范围，包括涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密的各类公文、图纸、报表、电子文档、录音录像等材料，排除无查考价值或已解密且无需留存的文件。其次，严格按照保密规定确定文件密级（绝密、机密、秘密），由发文单位或保密管理部门审核确认，密级标注不明确的文件需补正后再归档。

立卷整理：分类排序与装订

立卷时需按 “年度 — 密级 — 机构（或问题）” 的分类方法进行系统分类，确保同一密级、同一事项的文件集中存放。文件排序遵循 “批复在前、请示在后，正本在前、副本在后，定稿在前、草稿在后” 的原则，对破损、残缺的文件进行修复整理。装订方式优先采用线装或无酸纸装订，避免使用金属钉、塑料夹等易腐蚀或可能泄露信息的装订材料，确保档案长期保存无损坏。

归档入库：载体选择与信息登记

纸质涉密文件需装入符合保密要求的涉密档案盒，盒面标注密级、归档编号、文件名称、形成年度、保管期限等信息，做到 “一盒一码、一目了然”；电子涉密文件需存储在涉密存储介质中，进行加密处理后与纸质档案同步归档，同时备份至少一份异地存放。归档时需填写《涉密档案归档登记表》，详细记录文件名称、密级、份数、载体类型、归档日期、保管期限、移交人、接收人等信息，双方签字确认，形成责任追溯链条。

保管利用：动态管控与权限审批

涉密档案需单独存放在涉密档案库房或专用涉密档案柜中，实行 “专人保管、专库（柜）存放、专人负责” 制度，库房钥匙由保密管理员专人保管，建立出入库登记台账。涉密档案的查阅、借阅需严格履行审批程序，经单位保密委员会或分管领导批准后，在涉密查阅室进行，查阅人员需出示有效证件并签订保密承诺书，严禁摘抄、复制、传播涉密内容；档案利用完毕后及时归还，管理员核对无误后入库存档。

四、涉密文件资料立卷归档的风险防控与保障措施

强化人员保密意识：定期对档案管理人员、涉密人员开展保密教育培训，普及涉密档案管理法律法规、操作规范与泄密应急处置知识，提高人员保密意识与专业技能，杜绝因人为疏忽导致的泄密风险。

完善管理制度体系：制定《涉密文件立卷归档管理办法》《涉密档案保管利用细则》《涉密档案销毁流程》等专项制度，明确各环节责任分工、操作标准与奖惩措施，确保管理工作有章可循、有规可依。

加强技术防护手段：采用涉密信息管理系统对涉密档案进行数字化管理，实现档案的密级管控、权限设置、操作日志追溯等功能；档案库房配备温湿度控制系统、气体灭火设备、防磁柜等设施，防范环境因素或意外事件对档案的损害；定期对涉密存储介质进行检测与维护，防止数据丢失或泄露。

严格监督检查机制：建立涉密档案管理定期自查与专项检查制度，由单位保密管理部门或档案管理部门对归档流程、保管环境、利用审批等环节进行常态化检查，发现问题及时整改；对涉密档案的销毁环节实行严格监督，按规定报上级保密部门批准后，由两人以上负责监销，确保销毁过程安全可控、全程留痕。

结语

涉密文件资料的立卷归档工作，是保密管理体系的 “最后一道防线”，也是档案资源有效利用的 “第一道门槛”。唯有坚守 “安全第一、规范至上” 的原则，健全管理制度、规范操作流程、强化技术防护、压实管理责任，才能实现涉密信息的安全保存与合规利用，为国家利益、企业发展和工作推进提供坚实的档案保障。在信息化、数字化快速发展的当下，更需与时俱进优化涉密档案管理模式，推动传统管理与现代技术深度融合，全面提升涉密文件资料立卷归档的科学化、规范化、安全化水平。